Teknik Özellikler

Otomasyon Özellikleri

Ek Ders Hesaplama Kriterleri

Ek ders hesaplama işlemi yapılırken aşağıdaki yaklaşım benimsenmiştir.

  1. Toplam verilen derslerden öğretim elemanının zorunlu girmesi gereken sayısı çıkartılır ve geri kalan dersler ek ders olarak kabul edilir.
  2. Ek ders hesaplanmadan önce zorunlu dersler belirlenmelidir. Zorunlu ders olarak işaretlemede kullanılan öncelik koşulları;
    1. I. Öğretim dersleri,
    2. Ücreti düşük olan dersler,
    3. Haftanın başına en yakın olanlar öncelikli zorunlu ders olarak işaretlenir.
  3. Haftalık toplam I. Öğretim ek ders sayısı 20 ve II. Öğretim ek ders sayısı 10’u geçemez.
  4. Toplam pratik ders sayısı 10’u geçemez.
  5. Toplam verilebilecek ek ders sayısı, II. Öğretim ders sayısı veya pratik aşımı durumunda fazla derslerin belirlenme koşulları;
    1. En düşük ücretliler,
    2. Kendi fakültesi dışında olanlar,
    3. Hafta sonuna en yakın dersler öncelikli fazla ders (ücret ödenmeyecek) olarak işaretlenir.
  6. Gündüz işlenen II. Öğretim dersleri gece işlenen II. Öğretim derslerinden ayrıyeten dikkate alınarak, fakülte yetkilisi tarafından ayarlar bölümünde belirtilen, farklı bir katsayı ile çarpılır.
  7. Resmi tatillere veya öğretim elemanının kişisel izin/görevlendirmelerine denk gelen dersler göz ardı edilir.
  8.  Sisteme girilen telafi dersleri ek ders sistemine dâhil edilir.
  9. Dönem içerisinde her hangi bir sebepten dolayı öğretim elemanı değişme veya ders bırakma durumunda (ders atama bölümünde ilgili öğretim elemanlarına girilen) atama başlangıç ve bitiş tarihleri dikkate alınır.
  10. Her bir öğrenci için haftada bir saat kişisel verilen ders (yüksek lisans veya doktora öğrencilerinin) dönem dışı tarihlerde de ek ders olarak kabul edilir.
Dönem dışı zamanlarda öğretim elemanlarının ders yükü sıfır olarak alınır.

Yetki Türleri

Kullanıcılar sisteme yetki türlerine göre giriş yapabilirler. Bu yetkiler:

Fakülte Yetkilisi Yetki ve Sorumlulukları

Fakülte Yetkilisi, fakülte bilgilerini tutan ve gerekli yönetim işlemlerini gerçekleştiren dekan, dekan yardımcıları, sekreter, idari sekreter vb. kişidir.

  1. Fakülte genel bilgilerini girer.
  2. Fakülteye bağlı alt bölümleri oluşturur.
  3. Bölümler için idari ve sorumlu kişi atama işlemlerini yapar.
  4. Fakülte genel ayarlarını tanımlar.
  5. Sisteme dönem içi ders saatlerini girer.
  6. Sisteme dönem ücret bilgisini ve ücret hesaplamaya ait katsayıları girer.
  7. Fakülteye yeni personel ekleme işlemini yapar.
  8. Eklenmiş olan personel bilgilerini düzenleyebilir.
  9. Fakülte içi derslikleri oluşturma işlemini yapar.
  10. Oluşturmuş olduğu derslik bilgilerini düzenleyebilir.
  11. Fakülte içi ortak derslikler oluşturur.
  12. Fakülte içi ortak ders tanımlaması yapar.
  13. Oluşturulan ortak dersi ortak ders programına girebilir.
  14. Fakülte yetkilisi ortak ders programını girerken, öğretim elemanının ders programını görebilir. Böylelikle ortak dersi programda boş olan alanlardan birine ekler ve öğretim elemanının dersleri çakışmamış olur.
  15. Fakülte yetkilisi bölümlerin ders programını görebilir. Bölümlerin ders programını sınıflara göre de filtreleyebilir. Ayrıca derslik programını da bölümde yer alan tüm derslikler olarak veya tek tek dersliklerin programları olarak görüntüleyebilir.
  16. Fakülte personelinin dönem içi şahsi izinlerinin kayıtlarını tutar.
  17. İzin bilgilerini düzenleyebilir.
  18. Bölüm yetkilisi tarafından üretilip teslim edilen ek ders ücret çizelgesini görebilir, teslim alabilir ve yazdırabilir.
  19. Bölüm yetkilisi tarafından üretilip teslim edilen sınav ücret çizelgesini görebilir, teslim alabilir ve yazdırabilir.
  20. Ücret kontrol listesini kullanarak ücret bilgileri özetini görebilir.
  21. Ödeme listesini kullanarak personelin brüt ve net ücret hesaplarının detaylı bilgilerini görebilir.
  22. Sistemde oluşabilecek herhangi bir hata durumunda ErSoft Yazılım Destek ünitesinden teknik yardım alabilir.

Bölüm Yetkilisi Yetki ve Sorumlulukları

Bölüm yetkilisi, bölüm yönetimini sağlayan bölüm başkanı, yardımcı, sekreter, vb. kişidir.

  1. Fakülte yetkilisinin görev ataması ile bölüm yönetim yetkisine sahip olur.
  2. Öğretim elemanlarının ders programlarını oluşturabilmesi için bölüm derslerini oluşturur.
  3. Oluşturmuş olduğu dersleri ilgili öğretim elemanlarına atama işlemlerini yapar.
  4. Dersi sistemde mevcut olan bir personele atayabilir veya yeni personel ekleyebilir.
  5. Ders atama işlemi yaparken, dersin atandığı öğretim elemanının dönem içi görev tarihlerini de belirler. Böylece öğretim elemanlarının ders programlarında ve ücret çizelgelerinde kesinlik ve veri tutarlılığı sağlanmış olur.
  6. Bölüm bilgilerini tutar ve gerektiğinde düzenleyebilir.
  7. Bölüm içi derslikleri oluşturur.
  8. Bölüm personelleri listesini oluşturur. Sisteme yeni personel ekleyebilir ve gerektiğinde personel bilgilerini düzenleyebilir.
  9. Bölüm personelinin aldığı şahsi izinler kayıtlarını tutar ve gerektiğinde düzenleyebilir.
  10. Öğretim elemanları için ders programı oluşturabilir ve tüm programları görebilir.
  11. Bölümün öğretim elemanlarının ders programlarını ayrı ayrı görebilir ve programı düzenleyebilir.
  12. Bölümdeki tüm sınıfların (1.sınıflar, 2.sınıflar gibi) ders programını ayrı ayrı görebilir. Bunun yanı sıra lisansüstü, yüksek lisans, doktora ve sınıftan bağımsız derslerin programlarını da ayrı ayrı görüntüleyebilir.
  13. Bölüm ders programında eğer varsa aynı saate denk gelen ders çakışmalarını görebilir ve böylece çakışma kontrolünü sağlayabilir.
  14. Derslik ders programını görüntüleyebilir. Tüm dersliklerin veya belirli bir dersliğin ders programı görüntülenebilir.
  15. Ders programlarını yazdırabilir.
  16. Eğer aynı saatte ve aynı derslikte birden fazla ders bulunması gibi çakışma durumları varsa bu çakışmaları görebilir.
  17. Ders programlarını görüntülerken tarih aralığı belirtebilir. Böylece dönem içerisinde bir dersin belirli bir tarihten itibaren öğretim elemanı tarafından bırakılması veya derse başka bir eğitimcinin devam etmesi gibi durumlar kontrol edilebilir.
  18. Hazırlamış olduğu veya öğretim elemanlarının hazırlamış oldukları ders programına göre, ek ders çizelgesini üretir.
  19. Ek ders çizelgesini bölüm sekreterliği aracılığı ile ilgili öğretim elemanlarına onaylatarak, fakülte yetkilisine teslim eder.
  20. Fakülte yetkilisinin teslim almış olduğu ek ders çizelgesini sistemden silemez.
  21. Öğretim elemanlarına atanmış olan derslere göre, sınav ücret çizelgesini üretir.
  22. Sınav ücret çizelgesini bölüm sekreterliği aracılığı ile ilgili öğretim elemanlarına onaylatarak, fakülte yetkilisine teslim eder.
  23. Fakülte yetkilisinin teslim almış olduğu sınav ücret çizelgesini sistemden silemez.

Öğretim Elemanı Yetki ve Sorumlulukları

Öğretim elemanı, derse giren tüm okutman, öğretim görevlisi, öğretim üyesi, mühendis veya dışardan gerse giren, üniversiteni eposta adresine sahip ve bölüm tarafından öğretim elemanı olarak belirtilmiş kişidir.

  1. Temel bilgilerini, kadro bilgilerini ve sahip olduğu yetki bilgilerini tutabilir ve gerektiğinde düzenleyebilir.
  2. Haftalık ders programını görüntüleyebilir ve düzenleyebilir.

Genel Özellikler

  1. Ek ders otomasyonunda yer alan tüm işlemler tanımlanan dönem aralığı, resmi tatiller, şahsi izinler ve telafi dersleri dikkate alınarak yapılmıştır.
  2. Ek ders otomasyonunda bulunan tüm liste sayfaları (bölüm listesi, personel listesi gibi) Excel, Word ve Pdf formatında indirilebilir.